El próximo día 1 de enero de 2020, entra en vigor la Orden Ministerial HAC/773/2019 de 28 de junio, por la que se regula la llevanza de los libros registros en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
Con la entrada en vigor de este precepto, queda derogada la anterior orden de 4 de mayo de 1993 que venía regulando la llevanza y diligenciado de los libros registro en el IRPF.
Teniendo en cuenta las modificaciones introducidas durante estos años en el IRPF, se hacía necesaria una actualización y revisión de su contenido, por una parte para adaptarla al Reglamento del IRPF y por otra para revisar el contenido de los libros registros.
La principal novedad que se introduce en esta orden es la adaptación de los datos que en ellos aparecen a fin de conseguir homogeneizarlos con todos aquellos que son necesarios para el cumplimiento de las obligaciones fiscales con los impuestos que le son inherentes a cada actividad como por ejemplo el registro de facturas a efectos del IVA.
A fin de facilitar la adaptación, la Web de la AEAT, publicará en su pagina web un formato tipo de libros registros.
Los libros obligatorios en casi todo tipo de actividades serán:
- a) Libro registro de ventas e ingresos.
- b) Libro registro de compras y gastos.
- c) Libro registro de bienes de inversión.
Adicionalmente en actividades profesionales se deberá incluir si fuera el caso:
- d) Libro registro de provisiones de fondos y suplidos.
En actividades empresariales cuyo rendimiento se determine mediante el método de estimación objetiva (MODULOS) deberán llevarse únicamente:
- a) Cuando deduzcan amortizaciones, en cuyo caso se deberá llevar el libro registro de bienes de inversión.
- b) Cuando realicen actividades cuyo rendimiento neto se determine teniendo en cuenta el volumen de operaciones, en cuyo caso habrán de llevar un libro registro de ventas e ingresos.
Por su parte, las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas llevarán unos únicos libros obligatorios correspondientes a la actividad realizada, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar en relación con sus socios, herederos, comuneros o partícipes. Estos libros se ajustarán a los ya nombrados en párrafos anteriores.
En cuanto a los requisitos formales que estos registros deben cumplir, son: la claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras y se totalizarán, en todo caso, por trimestres y años naturales. Además, las anotaciones registrales deberán hacerse expresando los valores en euros, realizándose la correspondiente conversión cuando la factura u otro documento justificativo se hubiese expedido en una divisa distinta del euro.
Los contribuyentes y entidades que realicen varias actividades deberán llevar libros independientes para cada una de ellas.
Las operaciones deberán anotarse en los correspondientes libros registros antes de que finalice el plazo para realizar las declaraciones trimestrales que le sean pertinentes a cada actividad.
En cuanto a las facturas recibidas deberán anotarse en el correspondiente libro registro por el orden en que se reciban, y dentro del período impositivo en que proceda efectuar su deducción.
Los libros registros llevados según estos criterios, podrán ser utilizados a efectos, tanto del IRPF como del IVA.
Tanto los libros registros aquí mencionados, como todos los justificantes que hayan sido objeto de reflejo en los mismos, deberán conservarse durante un plazo mínimo de cuatro años para exhibirlos ante los órganos competentes de la Administración tributaria cuando sean requeridos.
Por otro lado, no queríamos dejar pasar la oportunidad que nos brinda esta comunicación con nuestros clientes, para intentar dar luz a la eterna pregunta sobre “Que gastos me puedo deducir si tengo una actividad?”
En primer lugar, debemos hacer hincapié en los criterios que la AEAT establece para considerar que un gasto pueda ser considerado como deducible en el IRPF, y que no son otros que:
- Estar vinculados a la actividad económica realizada por el autónomo y no a su vida privada.
- Deben encontrarse convenientemente justificados mediante las correspondientes facturas o justificantes en los que aparezcan todos los datos fiscales tanto del emisor como del receptor. En este punto, comentar que los tickets o facturas simplificadas, de entrada no son deducibles al no permitir identificar quién ha realizado el gasto, pero la AEAT los podrá llegar a aceptar siempre y cuando vayan ligados a un justificante de pago que identifique al contribuyente como por ejemplo el pago con VISA.
- Deben estar registrados contablemente en sus correspondientes libros de gastos e inversiones.
Visto los requisitos que deben cumplir para poder considerarse como deducibles, a continuación relacionamos los gastos más habituales que puede considerar el autónomo, siempre y cuando se cumplan los tres criterios antes mencionados:
- Consumos de explotación: Compras de mercaderías, materias primas, así como otros elementos necesarios para poner a disposición del cliente aquello con lo que se comercia, entre otros entraran en este apartado los envases, embalajes y material de oficina.
- Sueldos y salarios: Pagos a los trabajadores en concepto de sueldos, pagas extraordinarias, dietas y asignaciones para gastos de viajes, retribuciones en especie, premios e indemnizaciones.
- Seguridad social a cargo de la empresa: Cotizaciones derivadas de la contratación de trabajadores más las correspondientes al empresario autónomo.
- Mutualidades de previsión social: Como regla general, no constituyen gasto deducible las aportaciones a Mutualidades de Previsión Social del empresario o profesional. No obstante, sí serán gasto deducible las cantidades abonadas en virtud de contratos de seguro, concertados con Mutualidades de Previsión Social por profesionales no integrados en el régimen especial de autónomos, cuando actúen como alternativas a dicho régimen con el límite de la cuota máxima establecida para este concepto.
Las cantidades abonadas por encima del citado límite podrán ser objeto de reducción en la base imponible del IRPF, en la parte que tenga por objeto la cobertura de contingencias previstas para planes de pensiones y respetando los límites previstos en el art.52 de la Ley.
- Otros gastos de personal: Gastos de formación, indemnizaciones por rescisión de contrato, seguros de accidentes del personal…
- Arrendamientos y cánones: Los alquileres de un local especifico donde se desarrolla la actividad, cuotas de arrendamiento financiero, leasings… Podrás desgravarte todos los gastos asociados a ese local: alquiler, reformas, mantenimiento, luz, agua, teléfono, gastos asociados a la hipoteca o el seguro. También podrás amortizar la inversión realizada si lo hubieses comprado siempre y cuando hayas notificado a hacienda los datos de local en el momento de darte de alta cumplimentando el correspondiente modelo 036 o 037, o presentar una modificación de datos de dichos impresos en el momento de trasladarte a un nuevo local u oficina.
- Reparaciones y conservación: Gastos de mantenimiento, repuestos y adaptación de bienes materiales. No se incluyen los que supongan una ampliación o mejora, ya que se consideran inversiones amortizables en varios años.
- Servicios de profesionales independientes: Honorarios de economistas, abogados, auditores, notarios, así como las comisiones de agentes comerciales o mediadores independientes.
- Otros servicios exteriores: gastos en investigación y desarrollo, transportes, primas de seguros, servicios bancarios, publicidad, relaciones públicas, suministros de electricidad, agua y telefonía y otros gastos de oficina no incluidos en los conceptos anteriores.
- Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI), el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales. No serán deducibles ni las sanciones ni los recargos de apremio o por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
- Gastos financieros: Intereses de préstamos y créditos, gastos de descuento de efectos, recargos por aplazamiento de pago de deudas, intereses de demora de aplazamientos de los pagos a Hacienda.
- Amortizaciones: Importe del deterioro o depreciación de las inversiones realizadas. Su cálculo se realizará conforme a lo estipulado en el Impuesto de Sociedades.
- Otros gastos deducibles: adquisición de libros, suscripción a revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos relacionados con la actividad (cursos, congresos, conferencias), cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras, así como las primas de seguro de enfermedad satisfechas por el autónomo para él, su cónyuge o hijos menores de 25 que convivan en el domicilio familiar, con un máximo de 500 euros por persona.
- Gastos de vestuario: Sólo se admite el gasto en vestuario profesional como ropa de protección, uniformes u otras prendas con el anagrama del negocio
- Teléfono móvil: Hacienda te permitirá la deducción siempre y cuando tengas dos líneas de teléfono diferenciadas, una para uso personal y otra para uso profesional. Solo así podrás justificar que el gasto está afecto a la actividad.
- Gastos de viajes y representación: Podrás desgravarte tanto los gastos de desplazamiento en transporte público (avión y tren, pero también taxis) como los de estancia en hoteles y gastos de manutención (con los límites que más tarde se verán). Aunque siempre deberá acreditarse el carácter profesional por lo que la realización de este tipo de gastos a diario o en fin de semana es difícil que sea aceptada por Hacienda.
La Ley de Reformas Urgentes del Trabajo Autónomo, que entró en vigor en enero de 2018 añadió dos nuevos conceptos:
- Suministros domésticos: el autónomo que trabaje desde casa y así se lo haya notificado a Hacienda en su declaración censal (modelo 037 o 036) podrá acogerse al 30% de deducción de los suministros de agua, luz, etc de la parte proporcional de la vivienda destinada a la actividad. Por lo que no se trata de una deducción completa sino de un 30% de la superficie destinada al desarrollo de la actividad.
En este punto cabe destacar que la AEAT comunica al Ayuntamiento correspondiente la afectación de los locales que se comunican como domicilio de una actividad del contribuyente pudiendo este girar la tasa de residuos urbanos. Por este motivo, en según que Ayuntamientos no es rentable afectar parte de la vivienda puesto que el gasto deducible será menor que la tasa de residuos que a raíz de esta afectación se genere.
- Gastos por dietas de manutención: Los autónomos podrán deducir los gastos de manutención que cumplan los siguientes requisitos:
- Ser gastos del propio titular de la actividad.
- Realizarse en el desarrollo de la actividad económica.
- Producirse en establecimientos de restauración y hostelería.
- Abonarse utilizando cualquier medio electrónico de pago.En territorio nacional:
- Estos gastos tendrán como límite máximo los importes establecidos reglamentariamente para las dietas y asignaciones para gastos normales de manutención de los trabajadores por cuenta ajena que están regulados en el artículo 9.A.3.a) del Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo y que son los que siguen:
- Sin pernoctar 26,67 euros diarios
- Pernoctando 53,34 euros diarios
En el extranjero
- Sin pernoctar 48 euros diarios
- Pernoctando 91,35 euros diarios
No se admite dicha deducción como dieta si el gasto se ha realizado en el municipio donde el autónomo desarrolle su actividad.
Hay una partida de gasto habitual entre los autónomos que siempre generan duda y con la que Hacienda viene siendo cada vez más exigente en cuanto a los requisitos para justificar la afectación a la actividad.
En concreto vamos a profundizar en el funcionamiento del siguiente gasto “deducibles?”
- Vehículo y gastos asociados al mismo: Gasolina, mantenimiento, seguro…., a efectos del IRPF sólo se admiten íntegramente como gastos en el caso de aquellos autónomos que se dediquen a actividades de transporte de viajeros, mercancías, enseñanza de conductores o actividades comerciales, lo que incluye a taxistas, transportistas, repartidores, mensajeros, autoescuelas, agentes comerciales y representantes.
El resto de los autónomos no podrán deducirse estos gastos por el IRPF y sólo hasta un 50% en el caso del IVA.
Adquirir el coche en renting es una opción cada vez más extendida, aunque está sujeta a las mismas limitaciones fiscales mencionadas en lo que se refiere a la deducción de las cuotas y del IVA soportado en las mismas.
Por último, enumeraremos una serie de partidas que no tendrán en ningún caso la consideración de gasto deducible:
- Multas y sanciones, incluidos recargos por presentar fuera de plazo las declaraciones de Hacienda.
- Donativos y liberalidades.
- Pérdidas del juego.
- Gastos realizados con personas o entidades residentes en paraísos fiscales.
Barcelona, 6 de Noviembre de 2019
by Mari Carmen Arévalo
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